Şahit Numune Nedir, Neden Tutulur?
Bir müşteri altı ay önce aldığı ürünün "kokusunun değiştiğini" söylüyor. Haklı mı? Ürünü mü yanlış sakladı, lot mu farklıydı, formül mü değişti? Bu soruyu cevaplayabilmenin tek yolu, altı ay önceki partiden elinde bir numunenin olmasıdır. O numune şahit numunedir (retain sample).
Şahit numune sistemi üç şeyi mümkün kılar: şikâyeti nesnel olarak değerlendirmek, lotlar arası farkı görmek ve raf ömrünü gerçek zamanda izlemek. Kozmetik üreticileri için iyi üretim uygulamalarının bir parçasıdır; esans üreticisi ve satıcısı için de aynı derecede gereklidir.
Sistem, iki ayrı türden numune içerir: hammadde şahidi (gelen her esans ve hammadde lotundan) ve ürün şahidi (üretilen her bitmiş ürün partisinden). İkisi aynı mantıkla, ayrı raflarda tutulur.
Ne Kadar, Ne Kadar Süre, Nasıl Saklanır?
Üç sorunun cevabı malzeme türüne göre değişir; aşağıdaki tablo pratik bir başlangıçtır.
| Numune türü | Miktar | Saklama süresi | Koşul |
|---|---|---|---|
| Esans / aroma kimyasalı lotu | 20–30 g (iki tam değerlendirmeye yetecek kadar) | Raf ömrü + 1 yıl | Koyu cam, ağzına kadar dolu, 15–20°C, karanlık |
| Doğal yağ lotu | 20–30 g | Raf ömrü + 1 yıl | Aynı; narenciye ve iğne yapraklılar için serin dolap tercih edilir |
| Çözücü, alkol | 50 ml | 1 yıl | Koyu cam, kapalı |
| Bitmiş ürün (parfüm, oda kokusu) | 1 satış birimi, tercihen 2 | Raf ömrü + 1 yıl | Satış ambalajında, orijinal kutusunda, karanlık, oda sıcaklığı |
| Bitmiş ürün (mum, sabun, krem) | 1 satış birimi | Raf ömrü + 1 yıl | Satış ambalajında; ısı dalgalanmasından uzak |
Miktar kuralı: şahit numune, gerektiğinde iki kez tam değerlendirme (koku, görünüm, yoğunluk) yapmaya yetmelidir. Tek değerlendirmede tükenen numune, ikinci bir şikâyette işe yaramaz.
Saklama koşulu ürünün etiketindeki koşuldur, daha iyisi değil. Şahit numuneyi buzdolabında saklarsan müşterinin rafındaki ürünle karşılaştırılamaz hâle gelir. Amaç numuneyi korumak değil, ürünün gerçek yaşlanmasını temsil etmesidir.
Sistemi Kurmak: Adım Adım
Şahit numune sistemi bir raf, bir defter ve bir alışkanlıktan oluşur. Kurulumu bir gün sürer; işleyişi her lot ve partide beş dakikadır.
- Rafı ayır
Kilitli ya da en azından ayrı bir dolap; karanlık, serin, üretim alanından uzak. Hammadde ve ürün şahitleri ayrı raflarda.
- Numaralandırma kuralını belirle
Hammadde şahidi: hammadde kodu + tedarikçi lotu + geliş tarihi. Ürün şahidi: ürün kodu + parti numarası. Numara etikete ve deftere aynı biçimde yazılır.
- Her gelen lotta ve her partide numune ayır
Gelen malzeme kontrolünden geçen her lot için 20–30 g, her üretim partisinin dolumundan 1–2 satış birimi. Numune, partinin başından değil ortasından alınır.
- Etiketle
Numara, ürün adı, lot/parti, tarih, saklama süresi sonu, "ŞAHİT – kullanılmaz". Etiket kalemi solmayan türden olsun; beş yıl okunacak.
- Deftere kaydet
Numara, ne, ne zaman, nereye kondu, ne zaman imha edilecek. Değerlendirme yapıldığında aynı satıra tarih ve sonuç eklenir.
- Periyodik koklama planı yap
Esans ve ürün şahitleri 6. ve 12. ayda, sonra yılda bir koklanır; görünüm kontrol edilir, sonuç deftere yazılır. Bu, gerçek zamanlı raf ömrü verisidir.
- Süresi dolanı imha et
Saklama süresi dolan numune deftere kaydedilerek imha edilir. Raf dolmasın diye süresi dolmamış numune atılmaz.
Şahit Numune Ne Zaman Açılır, Nasıl Değerlendirilir?
Şahit numune üç durumda açılır: müşteri şikâyeti, lot karşılaştırması ve periyodik kontrol. Her durumda yöntem aynıdır: şahit ile sorgulanan numune aynı seyreltide, aynı şeritte, aynı zamanda kokulanır ve farklar sayısal olarak kaydedilir.
Şikâyette: müşteriden ürünü geri iste. Üç numune yan yana: şahit, müşterinin ürünü, aynı partiden raftaki ürün. Şahit ile raftaki aynıysa ve müşterininki farklıysa sorun saklama koşulundadır; üçü de farklıysa sorun partide ya da raf ömründedir; hepsi aynıysa şikâyet algıya ya da beklentiye dairdir. Her sonuç farklı bir cevap gerektirir ve şahit olmadan hiçbiri bilinemez.
Lot karşılaştırmasında: yeni lot ile onaylı şahit yan yana; fark varsa üçgen testiyle doğrulanır, yoğunluk ve kırılma indisi ölçülür. Kabul edilen yeni lot, bir sonraki karşılaştırmanın şahidi olur mu? Hayır; şahit, onaylı referans lot olarak kalır. Referansı değiştirmek ayrı ve yazılı bir karardır.
Periyodik kontrolde: numune açılır, koklanır, görünümüne bakılır, ağzı hemen kapatılır. Her açılış numuneyi biraz yaşlandırır; bu yüzden iki numune tutmak ve birini "açılmayan" olarak saklamak iyi uygulamadır.
Sık Sorulanlar
Şahit numune sistemiyle ilgili en çok sorulanlar.
Şahit numune yasal zorunluluk mu?
Her lot için mi, her sipariş için mi numune ayırmalıyım?
Numuneyi buzdolabında saklamak daha iyi değil mi?
Ne kadar yer gerekir?
Şahit numunenin kokusu zamanla değişirse referans olmaktan çıkar mı?
Bitmiş ürün şahidi için açılmış ürün yeterli mi?
Periyodik koklamayı kim yapmalı?
Şahit sistemi batch kayıt sistemiyle nasıl bağlanır?
İlgili yazılar
Lot Bazlı Kalite Doğrulama: Her Partide Ne Kontrol Edilir?
Yeni gelen her hammadde partisinde renk, koku, yoğunluk ve uygunluk kontrolü.
Oku →Raf Ömrü ve Son Kullanma Tarihi Nasıl Belirlenir?
Ürün ömrünü belirleme ve etikete yansıtma yöntemleri.
Oku →Batch Numarası ve Üretim Kayıt Sistemi
İzlenebilirlik için batch kaydı ve dokümantasyon.
Oku →