Tedarikçiden Hangi Belgeleri İstemelisin? (IFRA, SDS, Alerjen, COA, TDS)

Bir esansı sepete attığında aslında bir vaadi de satın alıyorsun: "Bu karışım, doğru oranda kullanılırsa güvenlidir." Ama vaat havada durmaz; belgeye yazılır. Tedarikçiden doğru evrakı istemezsen, ürününü piyasaya çıkardığın an tüm sorumluluk senin omuzlarına biner. Gerisi senin imzan.

Türkiye'de kozmetik/parfüm satışında sorumlu kişi (üretici/ithalatçı) ürünün güvenliğinden hukuken sorumludur. Tedarikçi sana hammaddeyi verir; ama o hammaddeyi bitmiş ürüne doğru oranda koyduğunu ispatlayan teknik dosyayı sen kurarsın. Bu dosyanın temel taşları beş belgedir: IFRA Uygunluk Belgesi, SDS (Güvenlik Bilgi Formu), Alerjen Beyanı, COA (Analiz Sertifikası) ve TDS (Teknik Veri Formu).

Bir noktayı baştan netleştirelim: IFRA, devlet kurumu değildir. IFRA Standartları tüketici ürünlerinde kokunun güvenli ve sorumlu kullanımını dayanaklandırır; IFRA üyeleri için zorunludur ve hakemli araştırma ile güvenlik analizinin ürünüdür. Yani sektörel bir öz-düzenlemedir; ama AB ve birçok ulusal mevzuat bu standartların üzerine inşa edildiği için pratikte uyman gereken bir çizgidir.

Her belge ayrı bir soruya cevap verir. Birini diğerinin yerine koyamazsın: SDS güvenliği, COA kaliteyi, IFRA uygunluğu, TDS kullanımı, alerjen beyanı ise etiketi besler. Aşağıdaki tablo, hangi belgenin neyi kanıtladığını net ayırır.

IFRA belgesini kimin verdiğine dikkat et. IFRA Uygunluk Belgesi yalnızca koku karışımlarını formüle eden firmalar tarafından hazırlanan bir belgedir; tedarikçi ile müşterisi arasındaki güven ilişkisi çerçevesinde düzenlenir, sadece bitmiş tüketici ürünlerine katılmak üzere tasarlanmış koku karışımları için geçerlidir ve tedarikçi belgeyle ürünün belirtilen kullanım için IFRA Standartlarına uygun olduğunu teyit eder. Yani belgeyi sana esansı üreten/formüle eden taraf verir.

Önemli bir uyarı: IFRA'nın kendisi sertifika vermez ve adına sertifika verecek hiçbir üçüncü taraf kuruluşa yetki tanımaz. "IFRA tarafından sertifikalı" gibi bir ibare görürsen şüpheyle yaklaş — belge, tedarikçinin beyanıdır.

Belge eski sürümle yazılmışsa, kâğıt elinde durur ama koruması zayıflar. Bu yüzden tedarikçiden gelen IFRA belgesinin hangi amendmana göre düzenlendiğini ve geçerlilik tarihlerini bilmen gerekir.

Yürürlükteki sürüm 51. Amendman'dır. IFRA Standartları'nın 51. Amendmanı 3 Temmuz 2023'te yayımlandı ve 30 Haziran tarihli bir mektupla bildirildi. Bu güncelleme küçük bir rötuş değildi: 51. Amendman, IFRA Standartlarına 59 yeni kural getirerek toplamı 263'e çıkardı.

Geçiş takvimi iki kategoriye bölündü. 51. Amendmana uygun IFRA Uygunluk Belgesi, YENİ ürünler için 30 Mart 2024'e, MEVCUT ürünler için 30 Ekim 2025'e kadar gerekliydi; bu yalnızca yeni Kısıtlama ve Kısıtlama Spesifikasyonu Standartları için geçerlidir. Yasaklamalarda tarih farklıdır: Amendman 1 yeni Yasaklama Standardı içerir ve uyum tarihleri farklıdır — yeni ürünler için 30 Ağustos 2023, mevcut ürünler için 30 Temmuz 2024.

Bir incelik daha: Bu tarihler yalnızca koku karışımlarının (formüllerin) tedarikine uygulanır, piyasadaki bitmiş tüketici ürünlerine değil. Yani belge zinciri önce tedarikçiyi, sonra seni bağlar.

Not: IFRA döngüsü ortalama üç yıllık aralıklarla güncellenir. Belge istediğinde "en güncel amendmana göre" ibaresini özellikle talep et; bir sonraki sürüm bildirildiğinde yeni geçiş tarihleri devreye girer. Standartların bildirim döngüsü, 50. Amendman gibi önemli bir değişiklik olmadıkça normalde her 3 yılda birdir.

Belge istemek bir e-posta meselesi değil; bir disiplindir. Doğru sırayla, doğru bilgiyle istersen tedarikçi de doğru belgeyi gönderir. İşte sahada işleyen akış:

1. Kullanım amacını net bildir

   Esansı hangi ürüne koyacağını söyle: parfüm mü, krem mi, oda kokusu mu? IFRA limitleri ürün kategorisine göre değişir. Hangi kategoride çalışacağını bilmeden doğru MAC oranını alamazsın. (İlgili konu: IFRA Kategori Seçimi: Ürününe Göre 4A, 5A, 5B Hangisi?)

2. Beş belgeyi birlikte iste

   IFRA Uygunluk Belgesi, SDS, alerjen beyanı, COA ve TDS — hepsini tek talepte iste. Parça parça istersen partiler arası uyumu izlemek zorlaşır.

3. Amendman sürümünü doğrula

   Gelen IFRA belgesinde "51. Amendman" (veya güncel sürüm) ibaresini ara. Eski sürümlüyse yenisini talep et.

4. COA'yı parti numarasıyla eşleştir

   Eline geçen partinin numarası, COA'daki parti numarasıyla birebir aynı olmalı. Farklıysa o COA o partiyi temsil etmez.

5. Alerjen yüzdelerini etikete taşı

   Alerjen beyanındaki yüzdeleri, esansın bitmiş üründeki oranıyla çarp; eşik üstü kalanları etikete (INCI) yaz. Bu hesap doğrudan maksimum kullanım oranı hesabına bağlanır. (İlgili konu: Maksimum Kullanım Oranı Nasıl Hesaplanır?)

6. Belgeleri teknik dosyada arşivle

   Her partinin evrakını tarih ve parti numarasıyla sakla. Denetimde "hangi partiye hangi belge" sorusuna anında cevap verebilmelisin.

Yoğunluk tuzağına düşme. TDS'de özgül ağırlık (yoğunluk) mutlaka bulunur ve şişelemede hayati önemdedir. Esansların yoğunluğu çok değişir: narenciye ağırlıklı karışımlar ~0,84 g/ml dolayındayken, ağır reçine/sentetik içerenler 1,10 g/ml'yi aşabilir. Gram cinsinden ölçtüğün bir formülü hacme (ml) çevirirken yoğunluğu hesaba katmazsan, şişede ya taşma ya eksik kalma yaşarsın. Örnek: 10 g'lık bir narenciye esansı yaklaşık 11,9 ml hacim kaplarken (10 ÷ 0,84), 10 g ağır bir misk bazı yalnızca ~9 ml yer kaplar. Dönüşümü her zaman kütle = hacim × yoğunluk ilişkisiyle kur.

Tedarikçiden beş belgeyi aldın, teknik dosyanı kurdun. Şimdi ürünü Türkiye'de yasal satıp fatura kesebilmek için bir adım daha var: ÜTS bildirimi. Üst nota uçtuğunda sahneyi bu katman devralır.

Kozmetik/parfüm ürününü Trendyol, Hepsiburada veya kendi sitende yasal satabilmek için ürünün TİTCK Ürün Takip Sistemi'ne (ÜTS) bildirilmiş olması gerekir. Süreci başlatmak için gereken belgeler:

• Marka tescil belgesi VEYA başvurusu — Türk Patent ve Marka Kurumu. Önemli: ÜTS için marka başvurusu yeterlidir; tescilin tamamlanması beklenmez. Şahıs veya firma adına olabilir.
• GS1 Türkiye'den alınmış barkod — GS1 Türkiye. GS1 Türkiye, ürünlere dünya genelinde tekil kimlik veren resmî barkod (GTIN) numarasını sağlayan kuruluştur. ÜTS'ye ürün bildirimi yapabilmek için her ürünün bir GS1 barkodu (GTIN) olması zorunludur — çünkü ÜTS, ürünü bu barkod numarası üzerinden tanımlar ve takip eder. GS1 üyeliği yıllık bir üyeliktir ve her yıl yenilenir; üyelik kapsamında firmaya bir numara aralığı tahsis edilir, sen de her farklı koku/varyant için bu aralıktan ayrı bir barkod üretirsin. Yani 10 farklı parfüm satacaksan 10 ayrı GTIN tanımlar, her birini ayrı ayrı ÜTS'ye bildirirsin. Barkod şahıs ya da firma adına alınabilir.
• Atanmış bir mesul müdür — süreci e-imza ile yürütür.

Bildirimi ÜTS uygulaması üzerinden yaparsın.

Süreç ile sorumluluğu ayırt et. Süreç, yukarıdaki bildirim adımlarıdır: marka/barkod alımı, firma kaydı, ürün bildirimi. Sorumluluk ise ayrı bir şeydir: mesul müdür ve sorumlu kişi (üretici/ithalatçı), ürünün güvenliğinden ve teknik dosyanın (IFRA, SDS, TDS, alerjen, COA) eksiksizliğinden hukuken sorumludur. Bildirimi yapmış olman, güvenlik değerlendirmesini yapmaktan muaf tutmaz.

2026 yılı yaklaşık resmî harçlar (ilgili kurumlara ödenir; danışmanlık/mesul müdür ücretinden ayrıdır):

Toplam başlangıç maliyeti 2026 için yaklaşık 65.000–70.000 TL bandındadır ve tüm işlemler yaklaşık bir haftada tamamlanır. Bu rakamlar 2026 tarifesidir ve her yıl değişir; güncel tutarı işlem öncesi ilgili resmî kur